В Соответствии с Положением Центрального банка Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» № 373-П от 12 октября 2011 года (далее — Положение), с 1 января 2012 года меняется порядок ведения кассовых операций, который распространяется на всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Согласно п.4.4. Положения выдача работнику наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя осуществляется на основании его письменного заявления.

Данное положение не предусматривает единую форму заявления, более того есть четкое указание, что заявление пишется в произвольной форме. При этом форма и содержание заявления работника устанавливается путем закрепления обязательных элементов заявления: собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег; срок, на который выдаются наличные деньги; подпись руководителя и дату.
Таким образом, работник вправе написать письменное заявление на выдачу наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, в форме служебной записки при условии, что она будет содержать собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег, срок, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату на основании его письменного заявления.

П.4.4. Положения закрепляет, что основанием для выдачи работнику денежных средств на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя является надлежащим образом оформленное заявление. Таким образом, наличные денежные средства, выданные не на основании надлежащим образом оформленное заявления, будет являться нарушением правил ведения кассовых операций.
В соответствии с п. 2.1 в кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости, платежные ведомости, заявления, счета, другие документы).

Отсутствие в поле «Приложение» расходного кассового ордера реквизитов заявления работника не позволит четко определить основание выдачи наличных денежных средств.

Положение (п. 4.4) закрепляет, что обязательное условие при выдаче наличных денежных средств обязательно должен быть определен срок, на который выделяются наличные средства. С истечением данного срока связана обязанность работника в трехдневный срок со дня истечения предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Таким образом, при выдаче наличных денег, в поле «Приложение» расходного кассового ордера обязательно должны быть указаны реквизиты заявления и срок, на который выделяются наличные средства.

Прямо ответственность за отсутствие в поле «Приложение» расходного кассового ордера реквизитов заявления и срок выдачи наличных денег не предусмотрена, однако считаю, данные нарушения могут быть квалифицированы по ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ как нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, что повлечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц — от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

Управляющий партнер
Freeviser
К.ю.н., Паюшин М.К.